處理投訴的溝通技巧

發布日期：2019-07-14 12:51:31 來源：互聯網

擺正心態，正確認識客戶投訴

一是擺正企業與消費者的關系

消費者是上帝，是為企業積累財富的人，是真正的伙伴，而不是對手；消費是生產和擴大再生產的原動力。

二是正確認識客戶的投訴

有消費糾紛是必然的，產生投訴也是必然的。不能把投訴當成是找麻煩、是刁民。

客戶投訴的主要價值在于：

1、促使企業改進產品和服務，為企業產品和服務創新提供原動力。

2、防止客戶流失。

三是通過認真處理投訴，擴大市場份額、贏得更大經濟效益。

要始終堅持“消費者的要求可能是不對的，但消費者的利益永遠是第一位的”的理念。企業的競爭是多方位的，而處理好用戶投訴，已經越來越成為企業競爭的重要方面。

兼顧靈活性與原則性

好話一定要說盡，事情可不要做絕；在考慮經濟利益的同時，要更多地考慮社會效益；在考慮眼前利益的同時，更要考慮企業的長遠發展；要考慮到社會影響和企業的商業信譽。

一 既要強調證據，又要盡量講究模糊調解，不濫用“鑒權”；

二 既不要先認錯，也不能不認錯，既不能大包大攬，也不能推卸責任。

三 留有回旋余地，不要一味拒絕。可以提出新的方案，供雙方協商、選擇。

四 先易后難，盡量避免投訴人串聯，引發群體 投訴。

善于與客戶進行溝通

一 心靈的溝通。（先解決心情，再解決事情）

無論消費者的要求多么不合理，也不能用賭氣、挖苦、挑逗和盛氣凌人的口氣說話。不管分歧有多大，都要“順”著對方的思路往下說，“順”到一條道上之后再加以引導，扭轉對方的觀點。

二 是學會贊美對方，降低對方的要價和期望值。

“戴高帽子”的策略往往很湊效。

三 是要善于“示弱”，也要善于發現對方的弱點。

先易后難，先揚后抑，最終解決問題。

四 是講究語言技巧，防止激化矛盾。

語言技巧不是指花言巧語，能說會道。其核心是要尊重對方、把對手當成朋友。沒有尊重就沒有技巧可言。

五 要急顧客所急

“微笑服務”是對的，但也要分場合。

六 不在非原則問題上糾纏。     

要學會“甘拜下風”。不要意氣用事，在非原則問題上占上風。我們的目的是解決糾紛，處處要占上風，無助于問題解決。

七 要善于聆聽

讓對手充分表達，一可以消除他的怨氣，二可以發現并抓住他的誤，找到反擊的突破口。

八 要用普通消費者聽得懂的語言交流

一定要表現出誠意

（1）要及時、主動地溝通。

（2）無論在消協、法院，還是其他地方解決問題，都要遵守時間、規則和秩序。

（3）注意首輪談判。事先要熟悉案情，準備好談什么、怎么談，對方可能 提出哪些問題、如何對應；相關的法律法規規定是什么，我方的底線是什么等等，都要準備充分。

上下左右口徑要一致

柜臺、客服、經理不能前后不一，上下不一。以免引起客戶多心或抓住把柄。事先沒有告知、明示的，不能作為解決糾紛的依據。下級已經答應的、對消費者有利的解決條件，業務員原來做出的承諾，上級不能隨意否認、改變。要給客服人員具體、明確的授權。

注意員工素質與企業形象

形象就是外界的印象和評價、美譽度。企業競爭是企業形象的競爭，是員工素質的競爭。在商務交往中，個人代表企業，個人素質代表企業素質

1、客服人員要有素質涵養，要懂法律，會說話。

2、要求衣著莊重，修飾得體，不張揚。

3、語言和氣，態度誠懇，不能太隨意。

要完整、準確理解、闡釋、引用法律規定

不能開口閉口“這是我們總公司規定”、“這是國際慣例”、“這是商業慣例”、“最終解釋權歸本公司所有”等等。

要有足夠的耐心

一次不行還有下次，不要把話說絕。要盡可能爭取雙方和解解決問題，不能解決時可以求助于消費者協會進行調解，盡量不要鬧到法院、仲裁去打官司。不要把消費者推向媒體。即使消費者找了媒體也要正確對待，理性處理，不能以此作為拒絕消費者合理要求的借口，防止矛盾進一步擴大。

對非正常投訴的處理

各類投訴案件中，屬于正常投訴、按正常程序、方法處理的，占67%。其他33%中：

（1）有5%屬于因誤會投訴的，可以贈送小禮品致謝，退出處理程序；

（2）有20%的投訴，會從中發現與投訴有關的其他問題，要深入調查，據實處理；

（3）還有6%屬于非正常投訴，客戶的期望值超出正常范圍。應當友好地溝通，動之以情，曉之以理，明之以法，或者要求其到有關部門解決，并答應服從有關部門的解決方案。

（4）只有大約2%的投訴屬于惡意的無理取鬧，對此只能通過特別手段解決，比如請其單位協助、報警、起訴、甚至扭送公安機關等等。