發揮管理體系策劃的作用是提高管理體系有效性的突破口

發布日期：2019-07-14 12:51:59 來源：互聯網

一、管理體系策劃工作的重要性和存在的問題

1．管理體系策劃工作的重要性

    管理科學的基本原理告訴我們，策劃是管理工作的第一步，“凡事預則立，不預則廢”，有了良好的策劃，通過組織、領導和控制，才有可能取得良好的績效。策劃的重要性在于能夠讓我們首先明確應該做哪些“正確的事”，進而指導我們如何“正確地做事”。如何與組織實際的管理基礎相結合，科學合理地進行管理體系策劃是我們應首先做的“正確的事”。

    實際上，不管是否引入管理體系標準，任何組織客觀上都存在著一個管理體系。這個客觀存在的管理體系可能在某些方面不盡科學和規范，組織引入管理體系標準，就是要引入標準中先進的管理思想和管理理念，應用科學的方法，在原有管理體系的基礎上，通過有效地策劃促進其進一步的規范和完善。組織在進行貫標認證時，需要首先考慮并解決原有的管理體系與標準之間的關系，使之有機結合、協調一致。置原有的管理體系不顧，重新建立一套所謂的滿足標準的“管理體系”文件，必然造成管理體系的形式化和“兩層皮”。

    目前，我們仍習慣于事后把關,處在管理體系有效性的“檢驗階段”，難以將管理體系有效性工作納入到正確的軌道上來。著名的質量管理大師戴明和田口玄一曾指出：產品質量首先是設計出來的，然后是生產出來的，但不是檢驗出來的。同理，提高管理體系的有效性，首先必須將工作重點轉移到對管理體系的有效設計（策劃）上來，從管理體系發展的現階段而言，這顯得尤為重要。

2．管理體系策劃工作的主要問題

    在以往十多年廣大組織管理體系的建設中，如果問及管理體系策劃是否需要，是否重要，相信不會有人質疑。但恰恰在此出現了重大問題，涉及管理體系的有關各方都會強調“策劃”的作用，實際上卻對管理體系策劃缺乏正確的認識，以至于真正的管理體系策劃過程被遺忘，致使管理體系策劃活動缺失。

    或許有人說，我們貫標工作的計劃安排就是開展的策劃活動。其實不然，它實際上是對“貫標”工作的責任分工與任務部署，并非是對整個管理體系的科學策劃。也有人說，策劃的工作體現在管理手冊中，但目前，大多數組織的管理手冊是機械地按照標準條款的順序進行編寫，未能與組織的實際過程相結合，不能體現體系策劃方案書的作用。具體表現如“策劃”的《與顧客有關的過程控制程序》，僅描述了合同評審、簽訂過程活動，實際上銷售部門在售前、售中、售后還有許多活動；又如“策劃”的《生產和服務提供控制程序》，也未能涵蓋公司在生產和服務方面的主要活動，包括資源配置、生產計劃、生產準備、各工序生產控制、生產異常情況處理等方面。上述僅為“滿足標準”取證而“策劃”的相應文件，與組織實際情況完全脫離，從源頭上形成了管理體系的“兩層皮”。

    可以這樣說，絕大多數貫標組織對ISO9001標準5.4條款的要求并未有效落實，正是因為策劃工作的弱化和缺失，造成管理體系有效性差的被動局面。換言之，管理體系策劃工作處于“懸空”狀態，這種恍然大悟的感覺不能不使我們震驚！

二、以有效的管理體系策劃為突破口，編制真正起作用的管理手冊

1．編制真正起作用的管理手冊是管理體系策劃的落腳點

    強調管理體系策劃的重要性，就必須談到管理手冊，因為兩者之間有著極為重要的聯系。管理手冊其實是管理體系策劃的輸出載體。策劃是一個復雜的活動，標準要求其輸出的結果應文件化，管理手冊正是文件化的具體體現。

    管理手冊的作用是什么？多年來大部分人都認為是描述管理體系，在所有的程序文件及作業文件編制完成后，簡單總結描述即可。如同一篇小說寫作完成后，簡單描述其故事梗概。但這僅僅是管理手冊的次要作用，管理手冊應是對管理體系進行策劃后形成的大綱，相當于管理體系的“策劃方案書”，如同一幅繪畫作品首先要形成基本的結構和輪廓，然后再細部完善。上述所謂的“輪廓”和“細部”的關系即是手冊與程序的關系，在此我們更強調的是對整體“輪廓”的策劃。實際工作中，在對整個管理體系進行策劃的總體框架下，進而展開對過程的策劃，將使我們的管理體系更為完備和有效。

    所以，管理手冊最主要作用是要“綱領”整個的管理體系。正所謂綱舉目張，“綱舉”，就是要體現管理體系策劃的結果，形成管理體系的基本框架；“目張”，就是在明確框架的基礎上，指導管理體系進一步的展開。真正起作用的管理手冊應能夠明確組織內部價值鏈各模塊活動（大過程）之間的關系，是對組織管理框架的確定，而不是割裂組織運營過程，對照標準條款機械的描述。如此，管理手冊才能夠真正回到組織實際運營流程上，對管理體系的進一步展開提供路徑和依據。

2．管理體系策劃工作的突破是提高管理體系有效性的著力點

    首先，有效的管理體系策劃，真正發揮管理手冊的作用，是認證行業管理者和認證服務機構提高管理體系有效性工作的實際“抓手”，有利于將科學發展觀的要求結合行業的實際情況落到實處。管理體系的改進是一項系統工程，紛繁復雜，有了這個“抓手”，將會使工作更具針對性，勢必起到事半功倍的效果，否則很難統領全局，改變行業的不利局面。

    其次，經過有效的管理體系策劃，以保證與組織經營實際相結合，必然與組織高層領導的愿望相吻合，促進他們對管理體系改進的關注程度，進而調動全員參與的積極性，共同完善組織的管理體系，改變管理體系脫離實際，只是少數人忙于貫標的被動局面。

    再次，改變以往對管理體系策劃工作及所編制的管理手冊可有可無的認識，可調動廣大認證、咨詢服務人員學習研究并豐富管理體系改進的實踐，提高認證、咨詢工作的水準，為組織提供更具操作性的建議。認證、咨詢有效性的提高，必然促進組織管理體系有效性的提高。

三、勇于實踐，立即行動，將提高管理體系有效性工作納入科學軌道

    如何具體發揮管理體系策劃的作用，這是一個系統而復雜的過程。總結以往十多年的經驗，它需要具備管理基礎的人員，首先接受有效的培訓，再經過大量的實踐歷練，在系統思想與方法指導下才能完成。管理體系策劃人員的能力和素質在很大程度上決定了解決管理體系有效性不高、管理體系“兩層皮”問題的成敗。在以往的工作中，廣大獲證組織受制于人員能力的局限，雖然自身也作出了很多的努力，但效果并不明顯。因此，企業積極引入培訓、聘請專家共同進行管理體系策劃是非常必要的。

    中質協質量保證中心（QAC）一直在努力為提高管理體系有效性進行著探索和實踐。在2008年中國認證認可協會（CCAA）鑒定認可的 “再造管理體系—方法與實踐”（2009年更名為“五維一體化”管理體系）科技成果中，QAC對徹底根治“兩層皮”現象，提高管理體系有效性問題進行了深入細致的闡述，提出了明確的思路和解決方案，尤其強調了管理體系策劃的作用，具有良好的指導性和可操作性。在過去的一年中，QAC提供的增值審核服務，開展的“管理體系高級策劃師培訓”等各種形式的實踐活動，深受企業歡迎，取得了很好的效果。

    總之，如何進行管理體系的有效策劃，真正發揮管理手冊的作用，無論行業的管理者、相關服務者還是廣大組織的管理者，都應不再彷徨，立即行動，從我做起，從身邊做起，將提高管理體系有效性工作納入到科學的軌道！讓我們沿著正確的方向不斷實踐，為開創認證事業的新局面而努力！

編輯：foodqa