檔案管理程序和要求

    1．檔案管理人員的職責(zé)

    （1）檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真登記造冊(cè)，分類整理，統(tǒng)計(jì)歸檔和保管，不得遺失和損壞。保證及時(shí)準(zhǔn)確地提供技術(shù)資料和數(shù)據(jù)，為本單位的質(zhì)量管理和服務(wù)社會(huì)提供可靠保證。

    （2）各科室檢測(cè)人員應(yīng)認(rèn)真主動(dòng)地做好所用規(guī)程和標(biāo)準(zhǔn)的搜集和整理工作，檢測(cè)原始記錄在檢定證書出具前由質(zhì)保辦保存歸檔。

    （3）其它質(zhì)量和技術(shù)類管理文件及記錄等，應(yīng)予記錄完成后交由質(zhì)保辦歸檔并保存。

    （4）如果實(shí)驗(yàn)室合并或撤銷，或者檔案管理人員變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)做好檔案管理工作的移交程序，以保證檔案管理工作的安全準(zhǔn)確完整。

    2．實(shí)驗(yàn)室檔案如何控制

    單位各種文件均有唯一性標(biāo)識(shí)，需要建立受控文件和非受控文件清單，注明文件名稱、編號(hào)、發(fā)文單位、發(fā)放范圍、發(fā)放日期、生效日期等必要信息，同時(shí)在文件封面加蓋受控和非受控公章，做到動(dòng)態(tài)管理。

檔案內(nèi)容管理

    1．技術(shù)檔案

    （1）各科室使用的作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、計(jì)量檢定規(guī)程、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和校準(zhǔn)規(guī)范等。

    （2）計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)器和配套設(shè)備的檢定證書、校準(zhǔn)證書、說(shuō)明書、合格證、設(shè)備使用和維修紀(jì)錄、周期檢定計(jì)劃、期間核查計(jì)劃和記錄等。

    （3）各科室與計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)的技術(shù)資料，如：申請(qǐng)書、履歷書、技術(shù)報(bào)告、原始記錄、檢定證書和電子版記錄等。

    2．質(zhì)量檔案

    （1）質(zhì)量管理手冊(cè)、程序文件、各類規(guī)章制度、管理體系評(píng)審計(jì)劃和內(nèi)審計(jì)劃、質(zhì)量控制記錄等。

    （2）環(huán)境條件控制記錄、證書報(bào)告合格記錄、合同評(píng)審和服務(wù)協(xié)議記錄等。

    3．建設(shè)檔案

    （1）單位年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)、人事檔案和員工信息管理等。

    （2）人事檔案、固定資產(chǎn)、辦公設(shè)施管理臺(tái)賬、人員錄用和勞動(dòng)紀(jì)律考核記錄等。

借閱和管理

    1．檔案借閱要求

    （1）上級(jí)部門考核復(fù)查或認(rèn)評(píng)需要提供資料時(shí)，經(jīng)最高管理者批準(zhǔn)后，方能提供。

    （2）各科室人員借閱資料時(shí)，經(jīng)辦理借閱登記手續(xù)后，并說(shuō)明借閱時(shí)限，并及時(shí)歸還。

    （3）其他單位或個(gè)人借閱時(shí)，應(yīng)提供書面申請(qǐng)，經(jīng)最高管理者批準(zhǔn)后，方可借閱，借閱人不得遺失和損壞，如有上述情況發(fā)生，視情節(jié)酌情賠償。

    2．檔案管理辦法

    （1）檔案按類別歸檔保存，購(gòu)置的儀器設(shè)備資料、檢定證書、學(xué)習(xí)培訓(xùn)資料及相關(guān)技術(shù)資料應(yīng)及時(shí)歸檔。

    （2）所有資料和原始數(shù)據(jù)不得帶出實(shí)驗(yàn)室和復(fù)印，特殊情況經(jīng)最高管理者批準(zhǔn)后可使用復(fù)印件。

    （3）電子版記錄統(tǒng)一保管并有備份和密碼，防止閱讀和修改及計(jì)算機(jī)病毒等人為原因造成丟失。

編輯：foodnews